商务信函写作原则（五“C ” 原则）

1. completeness 内容完整

信函的内容力求完整,需回答来信所提出的所有问题和要求, 或是包括写信人希望收信人作出积极反映的一切问题及况.

2. Correctness 准确无误

正确性不仅仅指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述的正确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority, a great of time, minority等，这些表达易造成混乱、误解，甚至引起不必要的纠纷。这一点对商务文件、信函等尤为重要。

3. clearness 清楚明白

信要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，以至于收信人看了

之后不会误解写信人的意图。信的每段宜一个话题为妥，采用篇幅较短的段

落阐述，每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。段与段之间应使

用过渡语衔接；诸如 firstly, secondly…; however, moreover, in contrast 等短

语，使整封信自然流畅，明白易懂。

4. conciseness 简明扼要

许多商人认为简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措辞复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，有时甚至看不懂。故撰写商业信件时要长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思，这一点符合商务英语简易化的趋势。以下例子左边短语繁杂，不可取，右边简单明了，属现代商务信件中常用语。

5. courteousness 礼貌周到

商业信件要简洁明了,并不是不注意信件的措词得体,不符合商业信件礼貌

周到的原则。 写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不

恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如 please, your kind inquiry, I would

appreciate it if you would … 等短语外，还需做到以下几点：

*语气要真诚、善解人意以及考虑周全。

*避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如your neglectful attitude, impatience,

 we deny your claim …等

*避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman, chairman …等

 翻译以下内容（奖励100HY）

Dear Edward,

Under Paul's suggestion on the improvement of Mega V. bin, we have applied insulated paper between motor and washers and started the life-span testing today. We would like to see what will happen after six days when it connects to the power supply of 120V 60HZ. We'll keep you posted the result.

Pls kindly advise if some questions arise. Thanks.

Best Regards,

Michael Au-yeung

Assistant Sales Manager