ベテランと呼ばれるビジネスマンやビジネスウーマンの方も、もう一度ご自分の電話応対を見直してみて下さい。
「私にお任せ下さい! 」を伝える
■ ベルが鳴ってる！
さあ、新人の方、迷っている暇はありません！ ビジネスの場面で、受話器はなるべく早く取るのが原則です。呼び出し音が５回、６回…… と鳴って誰も出ないと、「今日は休業？」と、少々不安になるものですよね。
オフィスでの電話は、『３コール以内』 で！
■ もし、すぐに出られなかったら？
「お待たせいたしました」もしくは「大変お待たせいたしました」 この一言を忘れずに。
■ あなたの第一声で、印象が決まる！
寝不足の朝、けだるい声で「は～い、○○商事ですー」なんて出ていませんか？ これではあなた一人だけではなく、会社全体のイメージも著しく下がってしまいます。
電話は『声だけ』が頼りですので、普段よりもほんの少し高めの、明るい声で応対しましょう。
イマドキの名乗りとは？
「はい、○○商事、△△部、××でございます」
会社名、部署名、出た方の名字…… この名乗り方が現在主流になっていますね。ショップやサロンを始め、企業や自治体の多くが、このような名乗りをしていることに、気づかれている方も多いはず。
これは、電話を受けた者の名前を覚えて頂くというより、自分の名字を名乗ることにより、『私が責任を持って対応させて頂きます』という信頼に繋げるメッセージの役割、となっています。
信頼のためには、ペン ＆ メモも必須です！
■ 朝だけ限定！ 爽やか挨拶
朝１０時台までのお電話なら、「おはようございます、○○商事、△△部、□□でございます」この応対も、爽やかで好感が持てますね。
■ 次のマストな挨拶言葉
相手の方が「○○物産の△△と申します」と名乗られたら、必ず伝えたいのが「いつも大変お世話になっております」の挨拶言葉です。
初めての方からのお電話でも、「お世話になります」のひと言で、コミュニケーション上手に！
どんな時でも、品格応対！
■ 相手が名乗らない！?
では、もし相手の方が名乗らすに、いきなり「○○課長さんお願いします」と言われ場合は…… ？
あなた 「課長、お電話です」
課長 「誰から？」
あなた 「さあ…… お名前おっしゃらなかったので…… 」
これでは、電話応対失格です。「恐れ入りますが、お名前お伺いしてよろしいでしょうか？」と、必ず相手の確認をして下さい。
あなた「課長、○○物産の△△様からお電話です」
課長 「はい、ありがとう」
これで、プロとしての電話取次ぎの役目が果せます！
■ 忘れないで、このボタン！
しっかり相手の方のお名前も聞け、「はい、少々お待ち下さいませ」と上品に言えたのに…… 受話器の口を手で押さえて、「課長ー！、○○物産の△△さんから電話ですよー」こんな声が聞こえたら、あなたの会社の評判は著しく下がってしまうことでしょう。
取次ぎや、何か調べ物でお待たせする際には、必ず“保留ボタン”を押す癖を付けましょう。
固定電話でも、携帯電話でも、新しい機種の電話を前にしたら、まず最初のチェックは『保留ボタンはどこにあるか？ 』です！
■ 美しく品良く出るための裏ワザ
デスクの前に鏡を置いてみて下さい。さすがにご自分の顔を映しながら、だらしなく「は～い、もしもし～」「失礼しまーす」 ガチャ！
とはしませんよね！ 必ず成功する？！ トレーニング法です。
posted @ 2008-07-16 17:23
JOJO 阅读(172)
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